Ijinkan saya melanjutkan pembahasan sebelumnya tentang system kerja di perusahaan kita. Memang ada perbedaan arti dari istilah ‘system’ dalam terminologi teknik, biology, dan management. Tetapi dalam pengelolaan perusahaan atau unit kerja, menggunakan sudut pandang management tentunya jauh lebih relevan. Komputer itu hanyalah salah satu alat untuk meningkatkan efisiensi dan utilisasi system yang kita rancang. Dan sebagai alat, komputer bukanlah segalanya. Jadi, janganlah terlalu berkecil hati jika perusahaan kita belum memiliki ‘system yang terkomputerisasi’. Tentu bagus jika sanggup menyediakan ‘alat’ itu. Tetapi jikapun belum; kita masih bisa membangun ‘system’ yang handal di unit kerja kita .
Kita sudah tahu tentang pentingnya (1) memahami proses bisnis atau alur kerja yang berlaku di unit kerja kita saat ini dan (2) menentukan alur kerja yang diperlukan. Dengan membandingkan temuan pada kedua langkah itu kita akan menemukan ‘gap’ atau selisihnya. Selisih itu bisa besar, bisa kecil bergantung kepada cakupan system yang sudah ada itu terhadap tuntutan kerja. Jika system itu benar-benar ‘belum ada’ berarti gapnya 100%. Bagi kita yang tertarik untuk belajar membuat system di unit kerjanya masing-masing, saya ajak untuk memulainya dengan menerapkan 5 kemampuan Natural Intelligence berikut ini:
1. Kumpulkan informasi yang diperlukan.
Sangat penting untuk memperoleh informasi secara internal dalam unit kerja kita agar bisa memastikan system yang kita bangun nanti benar-benar sesuai dengan kebutuhan kerja mereka. Namun, informasi eksternal pun tidak kalah pentingnya. Informasi eksternal dari unit kerja yang lain mungkin hanya digunakan untuk benchmark, tetapi pemahaman kita terhadap system yang berlaku di level korporasi sangat berarti untuk memastikan bahwa system yang kita buat sejalan dengan system yang lebih besar.
2. Buatlah draft system kerja yang hendak kita terapkan.
Sebagai unit Manager atau Supervisor kita tidak bisa menunggu orang lain membuatkan suatu system kerja yang dibutuhkan oleh unit kerja kita . Jadi, mulailah membuat draftnya dengan berbekal pemahaman kita terhadap proses bisnis, kebutuhan aktual dan informasi internal-external yang kita peroleh. Mungkin tidak sempurna, namun itu merupakan langkah yang sangat menentukan apakah unit kerja kita akan memiliki system yang baik atau tidak. Jika kita diam saja, belum tentu seratus tahun lagi ada orang yang peduli. Jadi, buatlah draftnya sekarang juga.
3. Diskusikan draft awal kita dengan orang-orang yang berkepentingan.
kita tentu mengharapkan agar semua orang dalam unit kerja kita bekerja sesuai dengan system yang kita buat. Maka sangat penting bagi kita untuk mendengarkan pandangan mereka. Tidak semua anak buah kita harus diminta pendapatnya. Pilihlah mereka yang selalu kritis namun positif dan konstruktif. Mereka yang pasif, sinis, dan selalu bersikap negatif hanya akan menghambat pembuatan system kita . Selain bawahan, kita juga patut meminta pandangan dari atasan karena system kita erat kaitannya dengan kinerja atasan. Rekan sejawat kita di unit kerja yang lain juga bisa diminta pendapatnya, terutama mereka yang mempunyai keterkaitan kinerja.
4. Uji cobalah system baru kita dan revisi lagi sesuai hasil evaluasi.
Uji coba memberi kita peluang untuk memeriksa kembali apakah system yang kita bangun itu benar-benar handal atau tidak. Ini memperkecil resiko yang bisa ditimbulkan dari kesalahan yang mungkin terjadi. Jauh lebih baik melakukan revisi pada saat uji coba daripada membongkar ulang setelah system itu diterapkan secara keseluruhan. Pada tahap ini juga kita bisa menemukan hal-hal yang tidak dijelaskan didalam text book. Faktanya, perhitungan diatas kertas tidak selalu cocok dengan kenyataan di lapangan. Bergantung kompleksitas system kita , uji coba bisa dilakukan selama beberapa hari hingga beberapa bulan.
5. Latihlah semua orang dalam unit kerja kita .
Salah satu penyebab utama kegagalan penerapan system di banyak perusahaan adalah kurangnya keterampilan karyawan dalam menggunakannya. Tidak peduli sehebat dan sekeren apapun system yang kita bangun, jika orang-orang dalam unit kerja kita tidak mengerti dan tidak terampil untuk menerapkannya; pasti akan menjadi sia-sia saja. Sudah banyak system yang terbengkalai, padahal dibuat dengan biaya yang sangat mahal. Janganlah ikut menambah jumlahnya dengan system kita yang menganggur. Jadi, latihlah mereka sampai benar-benar terampil menjalankannya.
Jika kita mempunyai budget yang cukup untuk membuat otomasi system baru kita itu dengan seperangkat komputer, silakan kita lakukan. Jika budget kita terbatas, maka kita bisa menggunakan program sederhana semisal microsoft excel atau microsoft access. Jika untuk itu pun belum memungkinkan, maka kita bisa menerapkan system baru kita secara manual saja. Ingatlah, bahwa ‘system kerja’ kita adalah nyawanya, sedangkan system komputer hanyalah alat penunjangnya. Memang bagus jika kita bisa memiliki keduanya. Tetapi jika harus memilih salah satunya; maka lupakanlah system komputer, dan berfokuslah kepada system kerjanya.
Tidak ada yang lebih berkepentingan terhadap kehandalan system di unit kerja kita selain diri kita sendiri.
God Bless Us.....;)
No comments:
Post a Comment